Система управления печатью, оптимизация расходов печати

Система управления печатью

В организациях используется множество различных печатающих устройств и зачастую руководители компании не владеют точной информацией, какое количество устройств используется в компании, каковы объемы печати, затраты на расходные материалы и во сколько обходится обслуживание оборудования. Следствием этого являются неконтролируемые расходы на печать, сложности с поддержкой оборудования, отсутствие безопасной печати и нарушения основных бизнес-процессов. Для устранения существующих проблем используется система управления печатью.

Наша компания предлагает решение для интегрированной печати и управления сканированием uniFLOW.

uniFLOW представляет собой открытую модульную, единую платформу для управления процессами печати, копирования и сканирования, выполняемыми внутри организации с различных устройств.

Отслеживание затрат.

Система управления печатью имеет встроенную систему отчетности по общим расходам на печать, копирование и сканирование. Так можно точно узнать, сколько тратится, на уровне каждого пользователя, отдела или проекта и как возместить издержки или сэкономить.

Контроль печати документов. Безопасная печать, сканирование, копирование.

uniFLOW предоставляет пользователям возможность отправлять конфиденциальные документы на любой сетевой принтер и распечатывать их только тогда, когда пользователи находятся у принтера и сразу забирают отпечатанные копии. Это может быть принтер на другом этаже, в другом здании или городе. Благодаря данному решению можно быть уверенным, что документы, отправленные на печать, останутся в безопасности и не попадут в чужие руки.

Использование данной функции позволяет реализовать функцию печати на любом из подключенных к системе устройств только после авторизации пользователя. Для получения доступа к использованию устройства пользователи могут идентифицировать себя с помощью PIN-кода, имени пользователя и пароля, а также с помощью различных бесконтактных карт и отпечатка пальца. Пользовательские учетные записи синхронизуются по протоколу LDAP c Active Directory. Система позволяет регистрировать, захватывать и архивировать все операции по печати, копированию, сканированию и факсимильной связи на МФУ. Все захваченные с устройства изображения могут быть отправлены системой uniFLOW на сервер распознавания. При распознавании, система анализирует содержимое и осуществляет поиск по ключевым словам и уведомляет специалиста по безопасности, в случае обнаружения одного или комбинации из них. Библиотека ключевых слов составляется вручную администраторами.

Помимо обеспечения безопасности печати на сетевых устройствах появляется возможность избежать нецелесообразных расходов на печать. Например, большое количество напечатанных страниц не забирается пользователями с печатных устройств или отправляется на печать ошибочно и выбрасывается из лотков принтера.

Интеллектуальная маршрутизация.

ИТ-отделы организаций затрачивают довольно много времени на планирование инфраструктуры печати для пользователей. Различные устройства вывода приобретаются для различных потребностей отделов и размещаются в наиболее удобном месте. К сожалению, все эти усилия напрасны из-за несознательности пользователей, которые вне зависимости от объёма задания или требований к обработке печатают его на ближайшем устройстве. Если ближайший принтер предназначен для цветной печати, то каждое задание, отправляемое на этот принтер, будет печататься в цветном режиме, даже если такой необходимости нет – как, например, при распечатке электронного письма.

Система управления печатью позволяет администраторам установить контроль за инфраструктурой печати за счёт применения «правил» к заданию до начала его печати. Если задание соответствует правилу, оно автоматически направляется на подходящее устройство для выполнения или удаляется. Задания, соответствующие критериям переадресации, могут направляться руководителю для одобрения. Правила могут включать количество отпечатанных цветных страниц, число страниц в документе или его общую стоимость. Это позволяет избежать очередей заданий на настольных принтерах, вызванных печатью крупных заданий, а также обеспечивает экономичность благодаря центральному управлению объемами печати.

Усовершенствованное сканирование. Упрощение оцифровки и распространения информации.

Система предоставляет пользователям возможность быстро и легко сканировать и сжимать отсканированные документы с МФУ непосредственно на электронную почту или файловые системы, такие как Microsoft SharePoint, Therefore и другие системы документооборота. Персонализированные рабочие процессы по всей сети обеспечивают стабильность работы пользователей.

Мобильная печать. На любом принтере с любого мобильного устройства.

Мобильные устройства становятся привычным инструментом в бизнесе, и возможности печати с компьютера уже недостаточно. Система управления печатью предоставляет новую возможность печати с мобильных устройств в вашей организации. При отправке документов с локального устройства или из приложения на облаке вы можете разрешить пользователям или гостям печатать с мобильных устройств с выходом в Интернет без снижения безопасности сети.